在事事講求效率的今天,人們時間似乎永遠不夠用,彷彿每天有做不完的事等著我們處理,因此,自然希望花越少時間做完越多事,提升效率,好讓自己更有競爭力。不論工作型態、生活型態都是如此。
職場上,要在八小時的工時內,將滿滿的代辦事項清空,已經不容易了,再加上不定時的來電、訊息、email、口頭交辦⋯⋯等,輪番疲勞轟炸之下,早就把原本該專注執行的任務拋到九霄雲外了,更不用說還有加不完的班,這種被無數的任務追著跑的多工作業,通常由不得你,只能被動的接受安排。
下班後難得有可以獨處的時間,多半也是邊滑社群、邊回line、邊聽音樂、邊線上購物、邊查資料,順便玩個遊戲,想到什麼就做什麼,不停的切換app,也是多工。
假日與朋友聚會,或是久違的家庭時光,很常見的情況是邊滑手機邊聊天,或是根本就只在滑手機,似乎很難像過去一樣,專注於當下的聚會,享受朋友相聚的時光,或是沉浸於陪伴父母、孩子的寶貴時光。仔細想想,多工已經掌控了我們生活的一切,似乎很難擺脫它。
而且有個很奇特的現象是,多數人覺得自己可以多工,而且還做得很好!但事實上,人是無法多工作業的。因為大腦無法一次進行兩種需要認知能力的活動。如果執意要多工作業的話,後果可能就是每件事情都無法處理的很好。
出乎意外的研究
『和手機分手的智慧:從此不再讓手機蠶食你的腦神經、鯨吞你的生活──30天作戰計畫』的作者凱薩琳‧普萊斯:2009年,克利福德.那斯帶領史丹佛大學的研究團隊,發表帶來重大突破的研究。…「我們十分訝異……多工者在多工的每一個面向都表現不佳,不擅長忽略不重要的資訊,不擅長記住與組織資訊,也不擅長在不同工作之間轉換。」
這篇研究顛覆了我的觀念,長久以來,我一直認為多工作業是高效率的表現,同時做了很多事情,感覺很棒!但重點在於把事情做好,而不只是做了很多事情。如果多工做了很多事情,卻錯誤連篇,或是成效不彰,似乎也沒有比較好。
看到這邊可能有人會問:「鼓手可同時兼顧兩手兩腳,手打及腳踩在不同拍子上,不算多工嗎?」在討論這個問題之前,我們先來看看大腦如何處理不同的任務。
大腦無法一次進行兩種需要認知能力的活動,因此,當我們認為在多工作業時,實際上是在做「工作切換」(task-switching)。如同車子急轉彎一樣,每一次我們停止想一件事、改做另一件事,大腦需要先慢下來換檔。看似多工,實則專注於一件事情,且過程須快速轉移注意力,如此不斷切換,所以極度損耗注意力。
回答上面鼓手的例子,鼓手同樣不可避免的僅能專注在一件事情上,也許專注在某隻手或腳,也許專注於看譜,甚至僅專注於律動,享受音樂當下的情境。
至於為什麼能夠不需專注四肢卻又搭配得宜?我認為因為經過長期的練習,四肢的搭配已經形成肌肉記憶,已經成為我們身體自然反應的一部分,無需再分一些注意力給四肢了。
不需認知能力的多工
就像我們的身體,無時無刻不在多工進行,只是我們感受不到而已,從我們的心跳、呼吸、五臟六腑、各個系統的運作,以及為了維持生命基本條件的各種機制,像是電腦常駐程式一般,在背景努力的運轉著。
這些例子在在顯示多工無所不在,但那可能不是我們原本以為的多工,因為它不需要動用到認知能力,不會耗損我們寶貴的注意力,有時候反而因為這些背景的多工運作,讓我們得以用更高的專注力面臨每一項任務。
因為我們了解,當下最重要的事情只有眼前的任務,其他一切事情都不需要我操心(事實上操心也沒用),我不用擔心我不努力呼吸待會兒就斷氣了,也不用煩惱我該怎麼維持內臟和諧的運作,因為我清楚地知道,它們總是各司其職的扮演好自己的角色,讓生命得以維持,日復一日,而它們也成為我們最堅強的依靠,在這些背景程式努力的通力配合之下,我真的沒有什麼其他事情要煩惱,唯有專注當下,沒有其他的了。
你需要這麼忙嗎?
「最近在忙什麼?」這是很多人見面時的開場白,稍微留意一下,可以發現一個有趣的現象,如果你表現出行程滿檔,很忙碌的樣子,對方大概會稱讚你的成功,彷彿忙碌象徵著事業的發展。但是要注意一個陷阱,如果以忙碌定義成功,那麼你就會滿足於現況,習慣整天忙忙碌碌,不會花時間思考,你所做的一切是值得你花時間做的事嗎?有沒有可能捨去低價值工作就能提升整體效率與產能?會不會原來你要的其實是專注於單一任務,而不是多工?會不會你根本就不必這麼忙?說的更白一點,會不會一直以來,你都是在瞎忙?