從小成長的過程當中,多數人接收資訊的習慣是,接收的當下也就接受了。不論是從父母、老師、同學、同事口中所說的,或是大家口耳相傳的訊息、書本所寫的,乃至於新聞媒體、報章雜誌所刊登,再到現在接收資訊的大宗來源:社群媒體,似乎都是如此。看到或聽到某個資訊的當下,就不假思索的進入腦袋裡了。
但如果企業領導者誤信了一則錯誤的資訊,因而做了錯誤的決策,輕微的話可能可以盡速處理善後,減少損失範圍,但嚴重的話可能會導致一場企業災難,不可不慎!
企業營運過程中會蒐集各種資料,協助領導者做決策。這些資料包含了大量的價格、數量以及其他輔助資料,價格的部分可能包括銷售價、成本價、各種費用以及競爭對手的各種價格…等,數量的部分可能包括銷貨量、進貨量、存貨量、實體及虛擬的流量…等,而除了有價量的歷史資料外,可能還需要預測價量的未來,畢竟企業做出的決策影響的是未來,而不是影響過去。
因此,決策的本質是預測企業未來的走向,而領導者是要做的是,藉由歷史資料做出符合企業未來走向的決策。所以,蒐集可靠確切的資料,並且將資料整理成可決策的資訊,最終做出符合企業目標的決策,就是領導者的天職。
輸入→處理→輸出
資訊處理的流程很簡單:輸入→處理→輸出。但輸入、處理及輸出這三個階段,有很多的細節藏在裡面,而這些細節往往就是決策成功與否的關鍵所在!
輸入階段最重要的,非確認資訊來源莫屬。資訊處理的鐵則:垃圾進,垃圾出 (Garbage in, garbage out)。如果以接收到的錯誤資訊,要做出正確的決策,幾乎是不可能的事。因此,經過初步篩選,確保資訊來源是可靠的、是合理的,才會進入下一階段:處理。
處理階段要做的事,是確保這些可靠的資訊能為你所用。因此,先從資訊中汲取重點,再把它轉換成有助於決策的表達方式。而表達方式的形式不拘,也許是統計數字、圖表或文字敘述…等,只要是整理成有利於決策的樣態都行。畢竟,從資料的輸入階段到處理階段,我們所做的這一切查證、篩選、汲取及整理,都是為了最終要做出正確的決策。
最終的輸出階段,以已經處理過的資訊為中心,思考它是否與企業目標有關?是否符合企業的價值觀?現階段企業資源是否足以支援?是否需分階段實行?是否納入長期專案?需橫跨哪些部門協作?是否需展開異業合作?以諸如此類的核心提問來協助企業做出決策。做出符合企業願景、使命及企業價值的判斷,為是否能有效運用資訊的關鍵。
接收≠接受
資訊處理最重要也是最基本的環節,就是確認資訊的來源是否可靠。如果資訊來源不明,請務必將此資訊打上一個大大的問號!也許只是社群上網友的討論,或是大家口耳相傳的訊息、網路風聲…等,是無法讓人信服的。
如果對這些未經證實的資訊不假思索的全盤接受,可能會造成企業錯誤的決策!其結果跟報明牌是類似的概念,抱持著對這個未經謹慎處理過的資訊「賭一把」的心態。賭對了,企業獲利,並且很慶幸採用了這個資訊,因此做出正確決策;賭錯了,可能會歸咎於執行不當或是運氣不佳,而不見得會檢討採用資訊的過程是否不夠謹慎。
看到這邊,是不是有種既視感呢?因為這是很多新創企業、中小企業的寫照。做決策並不是經由可靠的資訊做評估,而是憑感覺在做決策!
我們只知道,表面上看來,某企業因為執行了A行動而獲利,但我們不知道的是,他背後可能有另外10項行動在支撐他的成功,這種只看見冰山一角就貿然跟進,是件非常冒險的事,尤其對新創來說,往往經不起如此大的賭注。看到冰山時先別急著跟進,先想想冰山底下是否可能藏有足以讓你擱淺的冰山暗礁?
一旦擱淺了,是否還有繼續航行的機會?
對新創企業及中小企業來說,以有限的資源做有限的事,並且盡可能的放大效益,專注於提升商品或服務的品質,提高企業價值,是件無論如何都應該繼續堅持的行動。
所以,事事保持好奇心,實事求是絕對是必要的。如果接收資訊時不全盤接受,而是問自己:為什麼?經過簡單的邏輯推演,或是查證資料,認為合理的再接受,不合理的地方應該打上一個大問號,探求真相。在尚未確認該資訊是否可靠以前,寧可不採信也不要輕言相信!